Booking af lokaler

Foreningen kan låne et lokale, hvis:

• Lokalet anses for egnet til det ansøgte formål
• Benyttelsen er forenelig med lokalets primære anvendelse
• Arrangementet ikke har privat karakter
• En myndig person påtager sig ansvar for, at lokalet afleveres i samme stand, som det modtages, og påtager sig eventuelt erstatningsansvar
• Den ansvarlige person - i tilfælde af krav om betaling af leje - erklærer sig indforstået med at betale det forlangte beløb
• Foreningen til enhver tid er indforstået med at aflevere erklæring om indhentelse af børneattest (godkendte folkeoplysende foreninger afleverer årligt erklæring om indhentelse af børneattest, hvis de modtager tilskud eller får anvist lokaler)
• Benyttelsen afsluttes senest alle hverdage kl. 21.45 - med mindre andet er aftalt.

Anvisning af lokaler sker efter følgende prioritering:

Hverdage 8.00 - 16.00 - Gymnastiksale og øvrige lokaler

1. Kommunale institutioner (børn og unge)

Skoler
Øvrige

Alle øvrige foreninger skal spørge skolen/faciliteten direkte

2. Hverdage 16.00 - 21.45 - Gymnastiksale og øvrige lokaler

1. Kommunale institutioner (børn og unge)
2. Foreningsaktiviteter for børn og unge
3. Foreningsaktiviteter for voksne
4. Øvrige

Lørdag, søndag og helligdage

• Efter aftale med den pågældende skole/facilitet

Vederlagsfri benyttelse

Det er gratis at benytte lokaler, der er mindre end 150 m2. Det gælder for kommunale institutioner og foreninger, der hører hjemme i Syddjurs Kommune, når følgende betingelser er opfyldt:

• Arrangementet må ikke være kommercielt
• Der må ikke opkræves entré til arrangementet
• Foreningen står selv for tilsyn og oprydning, så lokalerne afleveres i samme stand som de er modtaget.
• Foreningen står selv for aftaler omkring rengøring.

Betaling for benyttelse

Der opkræves betaling, hvis der anvises lokaler til:

• Entrégivende arrangementer
• Private/selvejende institutioner
• Foreninger, der ikke er hjemmehørende i Syddjurs Kommune opkræves et lejebeløb som kompensation for udgifter til varme, el og vand, for slitage af bygninger og udstyr samt for rengøring og eventuel pedelbistand eller lignende udgifter, som påføres skolen/faciliteten som følge af udlånet. Beløbet tilfalder skolen/faciliteten
• Ved arrangementer med overnatning, der ikke er omfattet af anvisningsforpligtelsen i henhold til Folkeoplysningsloven, opkræves et beløb til dækning af udgifterne.

Brugerne skal følge de ordensregler og myndighedskrav, der er fastlagt for de lokaler, der anvises.

Den ansvarlige for udlånet af lokalet skal gøres bekendt med disse regler i forbindelse med udlånet.

Hvad angår inventar og udstyr, kan låneren benytte, hvad der forefindes i lokalet med de undtagelser, som den pågældende skole/facilitet måtte finde nødvendig af hensyn til inventarets og udstyrets primære anvendelse.

Der kan forespørges på ekstraordinært udstyr hos skolen/faciliteten.

Alle lokaler er omfattet af Syddjurs Kommunes rygepolitik.

Øl, vin og spiritus må ikke indtages i de lånte lokaler uden særlig tilladelse. Tilladelse skal gives af den pågældende skole/facilitet.

Al forespørgsel på booking af skolernes/faciliteternes lokaler skal ske direkte til skolen/faciliteten.

Sæsonudlån

Ved ansøgning om lån af lokale, der strækker sig over en hel sæson, er ansøgningsfristen 15. maj forud for sæsonstart.

Fordeling af timer til folkeoplysende aktivitet sker, når antallet af timer til offentlig brug er fastlagt.

Denne fordeling sker i samarbejde mellem den pågældende skole/facilitet og de ansøgende foreninger.

Sæsonen strækker sig fra 1. september til 30. april med mindre andet er aftalt.

Skal et lokale i den periode, hvori det er anvist til folkeoplysende virksomhed, undtagelsesvis benyttes til dets primære brug, skal den pågældende skole/facilitet så vidt muligt senest to uger før varsle det til den forening, der har fået lokalet stillet til rådighed, der tilstræbes at finde andet lokale.

Enkeltstående udlån

Der er løbende mulighed for via det fælles bookingsystem at søge om lån af ledige lokaler, efter at den årlige lokalefordeling af sæsonen er foretaget.

Ansøgning om lån af et lokale foretages mindst fire uger før tidspunktet for lånet.

Udlån af lokaler i skoleferier

Som udgangspunkt holdes der lukket i skolernes ferier (i forbindelse med sommerferien er der ligeledes lukket ugen før og ugen efter).

Særlige aftaler i ferier skal ske med den pågældende facilitet.

For enkeltstående udlån af lokaler i skoleferierne, skal ansøgning fremsendes mindst fire uger før feriens start til skolens/facilitetens afgørelse.

Adgang til lokaler

Den pågældende skole/facilitet har ansvaret for tilgængeligheden til de anviste lokaler.

Udlån

Anvisning af lokaler varetages af den pågældende skole/facilitet.

Afmelding af tildelte lokaler

Afmelding af bookede lokaler skal ske senest én måned før lokalet skal anvendes af hensyn til skolen/faciliteten og øvrige brugere. Ved senere afmelding forfalder gebyr altid til betaling.

Udelukkelse

Den pågældende skole/facilitet samt Syddjurs Kommune kan efter varsel udelukke lånere, såfremt gældende aftaler ikke overholdes.

Erstatning

Den pågældende skole/facilitet fastsætter eventuel erstatning for skader forvoldt af låneren.

Eventuel erstatning opkræves af den pågældende skole/facilitet.

Ved eventuelt erstatningskrav er det den enkelte låner/brugers ansvarsforsikring, som eventuelt kan dække skaden – alternativt er den enkelte forening, det vil sige låneren, der drages til ansvar.