Lokal- og kommunearkiv

§ 1 - Navn

Sammenslutningens navn er Arkivsamvirket i Syddjurs Kommune – ASK.

§ 2 - Medlemskreds

Arkivsamvirket i Syddjurs Kommune er et samarbejde mellem de lokalhistoriske arkiver i Syddjurs
Kommune.

Stykke 2
Som medlem kan optages ethvert lokalhistorisk arkiv, der har sit virke i Syddjurs Kommune og
stiller sine samlinger til rådighed for offentligheden gennem faste åbningstider og i øvrigt arbejder efter
gældende arkivlovgivning samt er medlem af Sammenslutningen af Lokalhistoriske Arkiver (SLA).
Arkivsamvirket varetager på lokalarkivernes vegne fælles medlemskab af SLA.

§ 3 - Formål

Arkivsamvirket i Syddjurs Kommune har til formål at varetage de lokalhistoriske arkiver i Syddjurs
Kommunes interesser samt arbejde for generelle forbedringer af deres forhold og vilkår og

Stykke 2
At udveksle og koordinere viden og erfaring på arkivområdet mellem lokalarkiverne gennem
mødevirksomhed, information og kursusvirksomhed.

Stykke 3
At udbrede kendskabet til lokalarkivernes arbejde og samlinger gennem f.eks. presse og
digitale medier.

Stykke 4
At fremme fælles formidlings-, udstillings- og indsamlingstiltag.

Stykke 5
At fremme arbejdet med registrering af samlingerne – ikke mindst den digitale registrering
gennem deltagelse i ARKIBAS samt andre relevante registreringssystemer.

Stykke 6
At fremme dialogen med Syddjurs Kommune på lokalarkivområdet gennem mindst ét årligt
dialogmøde.

Stykke 7
At fremme kontakten med lokalarkiverne i nabokommunerne gennem kontakt med deres
tilsvarende arkivkredse.

Stykke 8
At sikre at det lokalhistoriske kildemateriale overdrages til et af samvirkets lokalarkiver i tilfælde
af at et af arkiverne ikke kan videreføres.

§ 4 - Organisering

Samvirket afholder mindst to årlige medlemsmøder – almindeligvis i april og oktober – hvori alle
lokalarkiver kan deltage med to medlemmer. Alle møder indkaldes med angivelse af dagsorden og der
udarbejdes referat fra alle møder.
Syddjurs Bibliotek kan deltage i møderne såfremt enten samvirket ASK eller Syddjurs Bibliotek finder
det relevant for samarbejdet på området.

Stykke 2
Beslutninger træffes ved almindeligt stemmeflertal med en stemme pr. arkiv. Der kan stemmes
ved fuldmagt i tilfælde af, at arkivet ikke kan deltage.

Stykke 3
Udover medlemmerne deltager Syddjurs Kommune i møderne med én repræsentant uden
stemmeret. Desuden kan andre arkivkredse deltage i møderne efter aftale.

§ 5 - Styregruppe

På det årlige fællesmøde i april nedsættes en styregruppe på tre medlemmer, til at forestå arbejdet
med fremme af Samvirkets formål og dialogen med Syddjurs Kommune. Ebeltoft Byhistoriske Arkiv er
født medlem af styregruppen.

Stykke 2
Styregruppen vælger af sin midte en talsmand for Samvirket. Styregruppen fastsætter i øvrigt
selv sit arbejde.

Stykke 3
Udover de fastsatte fællesmøder kan der i øvrigt afholdes møder, når styregruppen finder
behov herfor, eller når mindst to arkiver ytrer ønske herom.

§ 6 - Økonomi

Der er intet kontingent forbundet med deltagelsen i Samvirket. Men såfremt det måtte findes påkrævet,
kan det i enighed aftales at yde økonomisk bidrag i form af egenbetaling til fælles tiltag.

Stykke 2
Samvirket kan ansøge om såvel kommunale som eksterne midler til fremme af Samvirkets
opgaver.

Stykke 3
Syddjurs Kommune varetager den økonomiske forvaltning af større fællesprojekter.
Kommunen udarbejder specificeret regnskab over projekter til fremlæggelse på fællesmødet i april.

§ 7 - Udtrædelse

Det står ethvert arkiv frit for at udtræde af Samvirket, såfremt det måtte ønske det. Ved udtrædelse
kan det pågældende arkiv ikke forvente at medtage ting, der er anskaffet i fællesskab på foranledning
af Samvirket.

§ 8 - Ophør

Samvirket kan til enhver tid opløses, såfremt der er almindelig flertal herfor.

§ 9 - Vedtægtsændringer

Vedtægterne kan ændres med almindeligt stemmeflerhed, når det måtte findes praktisk.

Stykke 2
Vedtægtsændringer fremsendes til Syddjurs Kommune til godkendelse.