Indkøbs- og udbudspolitik

Baggrund

Syddjurs Kommunes indkøbs- og udbudspolitik sætter rammerne for, hvordan kommunen køber varer, service- og tjenesteydelser, under hensyntagen til gældende lovning på området.

Afsættet for politikken er Vision og udviklingsstrategi 2018-2030 ”Vi gør det – sammen, Syddjurs – fælles om fremtiden”. Det fremgår af visionen, at Byrådet vil tage del i ansvaret for at opnå FN’s 17 verdensmål. Indkøbs- og udbudspolitikken skal dermed sikre, at kommunen køber varer, service- og tjenesteydelser på de mest fordelagtige betingelser, under hensyntagen til verdensmålene, herunder særligt mål nr. 12: Ansvarligt forbrug og produktion.

Politikken tager afsæt i følgende:

Syddjurs Kommune indgår indkøbsaftaler ud fra forretningsmæssige og bæredygtighedsmæssige kriterier

Det betyder, at indkøbsaftaler sker på baggrund af en helhedsbetragtning af forskellige juridiske og kommercielle forhold som f.eks. pris, miljø, kvalitet, service mm. 
Der, hvor det giver mening, skal der inddrages forhold i vurderingen, der ligger udover selve indkøbsprisen på varen/tjenesteydelsen. Det kan f.eks. være strømforbrug, mulighed for genanvendelse, bortskaffelse af affald mm. På denne måde sikres det, at der opnås det samlet set mest fordelagtige indkøb.

Indkøb i Syddjurs Kommune skal signalere professionalisme og 
korrekthed

Kommunens medarbejdere skal udvise en saglig og hæderlig holdning til kommunens leverandører. 
Der skal samarbejdes om indkøbsmæssige spørgsmål og samarbejdet skal bære præg af en gensidig og åben udveksling af information og erfaringer. 

Bæredygtige indkøb

For at fremme en bæredygtig udvikling, har Syddjurs Kommune fokus på miljøkrav i sine udbud og indkøb.

Syddjurs Kommune skal forsat og løbende nedbringe ressourceforbruget og minimere miljøpåvirkningerne i forbindelse med indkøb. Der skal ved indgåelse af alle former for indkøbsaftaler tages aktivt stilling til, hvordan kommunen kan medvirke til at nedsætte brugen af miljøbelastende produkter og ydelser.

Syddjurs Kommune skal i udbud, hvor det giver mening og er relevant, stille krav om, og prioritere leverandører som aktivt arbejder med at minimere energiforbrug og miljøbelastninger.

Produkter, der har opnået et anerkendt miljømærke og/eller energimærkninger 
skal prioriteres og anvendes som krav, der honoreres i forbindelse med kommunens valg af leverandører. 

Etisk og socialt ansvar

Syddjurs Kommune ønsker at ethvert samarbejdsforhold sker på et forsvarligt etisk og socialt niveau. Syddjurs kommune benytter derfor sociale klausuler ved udbud af kommunale service- og tjenesteydelser samt ved udbud af anlægsopgaver.

De sociale klausuler skal sikre arbejdsmiljømæssige, sociale og etiske krav til 
entreprenører, rådgivere samt leverandører af tjenesteydelser. Byrådet i Syddjurs Kommune har tidligere vedtaget delpolitik for etisk og socialt 
ansvar. I delpolitikken beskrives:

• Arbejdsklausuler – krav om danske arbejdsvilkår på byggepladserne
• Sociale klausuler vedr. ligestilling – krav om ligestillingspolitik ved leverandørerne
• Sociale klausuler vedr. arbejdsmiljø – krav om personalepolitik m.m.
• Erklæring vedr. beskæftigelse af personer fra særlige grupper – krav om 
  aktiveringspladser m.m.
• Erklæring vedr. uddannelse – krav om elev, praktik og lærlingepladser.
• Efterlevelsen af de fastsatte klausuler følges ved den løbende dialog med leverandøren
  
  

Skattely

Som led i varetagelsen af kommunens sociale ansvar vil kommunen gennem sin indkøbs- og udbudspolitik, indenfor rammerne af kommunalfuldmagten og lovgivningen, tilstræbe at tilvælge virksomheder, der udviser en ansvarlig skatteadfærd.

Syddjurs Kommune ønsker at undgå at handle og/eller indgå aftaler om leverancer af varer eller tjenesteydelser med selskaber eller firmaer, der benytter skattely til at minimere overskud, henholdsvis minimere skat på udbyttebetaling.

Ligeledes tilstræber kommunen at undgå at handle og/eller indgå kontrakter med selskaber eller firmaer, der for at undgå at få et skattemæssigt overskud, bedriver handel med egne datterselskaber eller lignende, placeret i såkaldte skattelylande. 

Tværoffentligt samarbejde omkring indkøb og udbud

Syddjurs Kommune indgår aktivt i en række tværoffentlige samarbejder omkring indkøb og udbud. Tværoffentlige samarbejder omkring udbudsprocesser er oplagte, idet det både er muligt at reducere tidsforbruget i forbindelse med de ofte administrative tunge udbudsprocesser, og fordi kommuner i fællesskab står stærkere overfor leverandørerne, og hermed kan præge markedet, f.eks. i en bæredygtig retning, samt opnå bedre priser.
Syddjurs kommune indgår derfor aktivt i følgende samarbejder:

• SKI – Statens og Kommunernes Indkøbsservice
• JYFI – Jysk Fællesindkøb
• POGI – Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb
  
  

Brugerinddragelse

Når der laves indkøbsaftaler i Syddjurs Kommune tilstræbes det, at inddrage brugere fra relevante institutioner og fagområder i udarbejdningen af udbud.

Brugernes hovedopgave er at bistå udarbejdningen af kravspecifikationer for det udbudte produktområde. Brugergrupperne søges sammensat således, at der opnås størst mulig faglig ekspertise i forbindelse med indgåelse af aftaler og udarbejdelse af udbud.

Brugergrupperne kan, hvor det skønnes relevant, suppleres med eksempelvis repræsentanter fra miljø- og sikkerhedsområdet, bæredygtighedskoordinatoren eller andre relevante samarbejdspartere.