Vedtægt

§ 1. Syddjurs Kommune har etableret en borgerrådgiverfunktion efter lov om
kommunernes styrelse § 65 e.

§ 2. Byrådet i Syddjurs Kommune (i det følgende omtalt Byrådet) fastsætter borgerrådgiverens faste opgaver vedrørende borgerrådgivning. Borgerrådgiverens opgaver og kompetence er beskrevet i denne vedtægt, som skal være offentlig tilgængelig.

Formål

§ 3. Formålene med borgerrådgiverfunktionen er dels at styrke dialogen mellem borgere og erhvervsdrivende (herefter samlet omtalt borger eller borgere) og Syddjurs Kommune, dels at bistå med at sikre borgernes retssikkerhed.

Borgerrådgiverens forhold til Byrådet og dets udvalg med videre

§ 4. Byrådet ansætter og afskediger borgerrådgiveren.

Stk. 2. Borgerrådgiveren skal besidde de nødvendige kvalifikationer til at opfylde formålet med borgerrådgiverfunktionen, herunder kompetencer inden for offentlig forvaltning og administration samt skriftlige og mundtlige kommunikationsfærdigheder.

§ 5. Borgerrådgiveren er uafhængig af borgmesteren og af de stående udvalgs og Økonomiudvalgets umiddelbare forvaltning af Syddjurs Kommunes anliggender.

Stk. 2. Borgerrådgiveren refererer direkte til Byrådet, dog fungerer borgerrådgiveren uafhængigt af dette i udøvelsen af sit hverv. Byrådet kan dog pålægge borgerrådgiveren at udføre undersøgelser af udvalgte fagområder i Administrationen.

§ 6. Borgerrådgiveren afrapporterer årligt til Byrådet i form af en redegørelse af borgerrådgiverens virksomhed.

Stk. 2. Borgerrådgiveren kan i forbindelse med den årlige afrapportering præsentere Byrådet og Administrationen for forslag og anbefalinger til en ændret praksis.

Stk. 3. Direktionen orienteres om den årlige afrapportering.

Stk. 4. Den årlige afrapportering offentliggøres på kommunens hjemmeside.

Tavshedspligt og anonymitet

§ 7. Borgerrådgiveren har tavshedspligt, hvilket gælder for alle forhold, som borgerrådgiveren får viden om i kraft af sin virksomhed.

Stk. 2. Hvis en borger anmoder om anonymitet, er borgerrådgiveren forpligtet til at respektere dette forhold. I de tilfælde må borgerrådgiveren afstå fra at iværksætte undersøgelser, medmindre det oplyste forhold forårsager mistanke om aktuelle grove eller afgørende fejl, som omfatter flere personer.

Åbenhed

§ 8. Borgerrådgiveren skal tilstræbe størst mulig åbenhed om sin virksomhed. Undersøgelser iværksat af borgerrådgiveren skal være offentligt tilgængelige, dog med forbehold for de regler og principper om tavshedspligt som borgerrådgiveren er underlagt.

§ 9. Borgerrådgiverens virksomhed omfatter Syddjurs Kommunes Økonomiudvalg og stående udvalg, Borgmesteren og Administrationen, herunder institutioner, virksomheder og tjenestesteder, der er omfattet af Byrådets virksomhed.

Stk. 2. Borgerrådgiveren kan med hensyn til enhederne, som er nævnt i stk. 1., behandle klager med videre over den kommunale sagsbehandling, den kommunale borgerbetjening, varetagelsen af praktiske opgaver, personalets adfærd samt diskrimination.

Stk. 3. Borgerrådgiveren kan ikke behandle klager med videre over serviceniveauet vedtaget af Byrådet, forhold vedrørende kommunens personale, herunder ansættelsesforhold, forhold, der behandles af andre klageinstanser, forhold, der er forelagt for Folketingets Ombudsmand, domstolene eller Ankestyrelsen, samt
forhold, der har været underlagt Byrådets behandling.

Stk. 4. Borgerrådgiveren kan ikke behandle forhold, som har været behandlet i de
stående udvalg og Økonomiudvalget.

Borgerrådgiverens opgaver

§ 10. Borgerrådgiveren har en bunden opgave i at styrke:

1. Borgernes relation til kommunen ved at:
   a. Vejlede om indsatser, der kan bevilges, lovgivning og klagemuligheder og således understøtte en forventningsafstemning i forhold til det kommunale serviceniveau.
   b. Bistå med at forstå en kommunal afgørelse og baggrunden herfor.
   c. Agere mediator ved konflikter i samarbejdet med kommunen.
2. Borgerens retssikkerhed via tilsyn med Administrationen, herunder
   a. Sparring med Administrationen om tilrettelæggelse af sagsbehandlingen.
   b. Iværksættelse af undersøgelser af fagområder med tilbagevendende fejl.
   c. Opkvalificering af medarbejdere med borgerkontakt.
   d. Årlig afrapportering til Byrådet.

Stk. 2. I sager, hvor borgerrådgiveren tilbyder at mægle mellem Administrationen og en borger, og hvor Administrationen er enig i, at dette tiltag vil være værdiskabende for de implicerede parter, skal borgerrådgiveren informere borgeren om rammen for mæglingen, herunder deltagerkredsen og formålet.

§ 11. Borgerrådgiveren er medlem af og kontaktperson for det kommunale whistleblowerteam.

Behandling af klager

§ 12. Enhver, der har en væsentlig interesse i en sag, kan indgive en klage til borgerrådgiveren.

Stk. 2. Ligeledes kan enhver, der er væsentlig berørt af et forhold, som kan være til gene for en bredere kreds af borgere, indgive en klage til borgerrådgiveren.

§ 13. Det er op til borgerrådgiveren at afgøre, om en given klage giver grundlag for at iværksætte en undersøgelse, og i så fald hvilke forhold ved en klage der skal undersøges.

§ 14. En klage skal indgives til borgerrådgiveren senest et år efter, at forholdet har fundet sted.

Stk. 2. I særlige tilfælde kan borgerrådgiveren beslutte at se bort fra en overskridelse af klagefristen omtalt i

stk. 1. Det gælder i de sager, hvor alle følgende forhold er opfyldt:

1. Borgeren har en aktuel retlig interesse i at få klagen behandlet
2. Det er muligt at få sagen tilstrækkeligt oplyst 3. En undersøgelse kan konkret eller generelt understøtte en forbedret praksis med hensyn til den kommunale sagsbehandling.

Stk. 3. Borgerrådgiveren kan træffe beslutning om at behandle en sag i tilfælde, hvor de i stk. 2 nævnte forhold ikke alle er opfyldt, men hvor borgerrådgiveren vurderer, at en behandling af sagen er i overensstemmelse med et eller begge formål med borgerrådgiverfunktionen.

Iværksættelse af undersøgelser og tilsyn

§ 15. Borgerrådgiveren kan efter aftale med Byrådet gennemføre tilsyn og iværksætte undersøgelser af konkrete sager eller udvalgte fagområder i Administrationen, når det vurderes at være i overensstemmelse med formålene med borgerrådgiverfunktionen.

Stk. 2. Borgerrådgiveren kan tage på besøg på institutioner, virksomheder og tjenestesteder, der hører under Byrådets virksomhed, som led i tilsynet.

Plads i whistleblowerteamet

§ 16. Borgerrådgiveren indtræder i whistleblowerteamet for Syddjurs Kommunes interne whistleblowerordning. Foruden borgerrådgiveren består teamet af Syddjurs Kommunes HR-chef og næstformanden for Hovedudvalget.

Stk. 2. Borgerrådgiveren er kontaktperson for whistleblowerteamet, som sammen
med den eksterne tredjepart udgør whistleblowerenheden.

§ 17. Administrationen er forpligtet til at fremlægge de oplysninger og udlevere de dokumenter med videre, som borgerrådgiveren anmoder om at få adgang til.

Stk. 2. Administrationen er forpligtet til at udarbejde skriftlige udtalelser, hvis borgerrådgiveren anmoder herom. Det er op til Administrationen at vurdere, om underordnede enheder inden for det relevante fagområde kan besvare borgerrådgiverens henvendelse på vegne af Administrationen.

Stk. 3. Borgerrådgiveren har krav på at få adgang til samtlige lokaler og lokaliteter i kommunen og kan besigtige ethvert tjenestested.

Frist for besvarelser til borgerrådgiveren

§ 18. Administrationen skal besvare borgerrådgiverens henvendelser inden for tre uger, dog kan borgerrådgiveren angive en længere svarfrist.

Stk. 2. I de tilfælde, hvor Administrationen ikke har mulighed for at svare borgerrådgiveren inden for den angivne tidsfrist, skal Administrationen orientere borgerrådgiveren herom, angive baggrunden herfor samt informere om, hvornår Administrationen forventer at svare borgerrådgiveren.

Styrkede relationer

§ 19. Borgerrådgiveren skal bistå Administrationen og medarbejdere i Syddjurs Kommune med at styrke kommunens relation til borgerne. Det sker blandt andet gennem

1. Vejledning i sagsbehandling, generelt og konkret, og i forvaltningsret med videre
2. Tilbud om undervisning
3. Bistand til udviklingsforløb med henblik på en forbedret praksis for sagsbehandling og betjening af borgere
4. Feedback og afrapportering jf. § 6.

Stk. 2. Borgerrådgiveren kan ydermere iværksætte andre tiltag med henblik på at medvirke til styrkede relationer gennem forbedringer af sagsbehandlingen og betjeningen af borgerne.

§ 20. Borgerrådgiveren har kompetence til at vurdere, hvorvidt Syddjurs Kommune i en given sag har handlet i strid med gældende lovgivning, principperne for god forvaltningsskik eller har medvirket til fejl eller forsømmelser.

§ 21. Borgerrådgiveren har beføjelse til at formulere sig om en given sag eller et sagsområde, herunder at præsentere Administrationen for anbefalinger, meddele henstillinger samt fremsætte kritik.

Stk. 2. Udtalelser fra borgerrådgiveren er ikke bindende for Administrationen. I de tilfælde, hvor en anbefaling eller henstilling ikke bliver fulgt, er Administrationen dog forpligtet til at orientere borgerrådgiveren herom. I den situation kan borgerrådgiveren vælge at orientere Direktionen, det ansvarlige stående udvalg eller
Byrådet herom.

Stk. 3. Borgerrådgiveren er forpligtet til at orientere Administrationen og Byrådet, hvis en undersøgelse viser, at der efter alt at dømme er handlet i strid med gældende lovgivning, principperne for god forvaltningsskik, eller hvis der har fundet betydelige forsømmelser sted.

Retningslinjer for inddragelse

§ 22. I sager, hvor der er opstået konflikt mellem Administrationen og en borger/virksomhed, forsøges sagen løst mellem parterne, inden borgerrådgiveren formulerer sig om den konkrete sag.

Stk. 2. Det respektive fagområde har ret til at udtale sig, før borgerrådgiveren udtaler sin stillingtagen, herunder præsenterer sine anbefalinger, formulerer kritik af praksis eller meddeler en henstilling.

Stk. 3. I klagesager, hvor borgerrådgiveren ikke finder anledning til kritik, henstillinger med videre, kan borgerrådgiveren lukke den pågældende sag, uden at det vedkommende fagområde bliver forelagt klagen med mulighed for at udtale sig.

§ 23. Enhver borger kan klage over borgerrådgiveren. Borgerrådgiveren skal udtale sig om forholdet, inden Byrådet behandler klagen.

Stk. 2. Byrådet kan formulere kritik af borgerrådgiveren eller give en henstilling. Herefter kan borgerrådgiveren beslutte at tage en sag op til fornyet behandling.

§ 24. Denne vedtægt er godkendt af Byrådet i Syddjurs Kommune den 15. december 2021 og træder i kraft den 1. marts 2022.